El facility management es la función que gestiona los espacios, la infraestructura y los servicios de un edificio para que la organización que lo usa pueda hacer su trabajo. Abarca desde las decisiones estratégicas, como qué se contrata y cuánto se invierte, hasta lo que pasa en terreno todos los días: el aseo, la seguridad y la mantención.
En muchas empresas de Chile y México, el área se llama servicios generales.
La norma ISO 41011, que fija el vocabulario internacional del área, lo define como una función de la organización que integra personas, lugar y procesos dentro del entorno construido para mejorar la calidad de vida de las personas y la productividad del negocio. Dicho en simple: el facility management se encarga de que el edificio funcione para lo que la organización necesita.
Mucho más que contratar el aseo o reparar equipos:
Según la empresa, el área depende de Operaciones, de Administración o de Recursos Humanos.
Trabaja en tres niveles, cada uno con su contraparte:
En un edificio corporativo se ve así: la gerencia decide si renueva el contrato de aseo, la administración define las frecuencias y los turnos de cada piso, y el equipo de aseo ejecuta en cada zona o activo. En un centro comercial pasa lo mismo con la seguridad: la dirección fija el estándar, la administración arma los turnos y los guardias hacen las rondas en accesos, estacionamientos y pasillos.
El facility management es la función completa. Los facility services son los servicios que esa función gestiona y que alguien presta todos los días: aseo, seguridad y mantención. Uno contiene al otro.
Lo que sí se separa son los papeles. El mandante gestiona: tiene la necesidad y la autoridad para gastar. El prestador, interno o externo, entrega el servicio.
| Criterio | Facility management | Facility services |
|---|---|---|
| Qué es | La función que gestiona el edificio | La prestación diaria de los servicios |
| Rol | Decide, organiza y controla | Ejecuta en terreno |
| Quién lo ejerce | El mandante, con o sin un proveedor integrado | Equipo propio, uno o varios prestadores, o ambos |
Esa separación tiene un costo: la parte que más se ve todos los días es la que menos información le devuelve a quien decide. Lo explicamos en Facility management y facility services: la diferencia y el punto ciego de tu edificio.
¿Cómo se controla el cumplimiento de un contrato de facility management?
Lo desarrollamos en esta guía, con el detalle de qué se mide y con qué evidencia.
Leer la guía completaEl property management gestiona el inmueble como inversión: arriendos, ocupantes y rentabilidad para el dueño. El facility management gestiona el edificio como lugar de trabajo: espacios, contratos y servicios para quienes lo usan. En un mismo edificio pueden convivir los dos.
No. El facility management gestiona el aseo, la seguridad y la mantención, y además decide sobre los espacios, los contratos y el presupuesto. La mantención es solo una parte.
Coordina todo lo que el edificio necesita para funcionar: espacios, contratos, presupuesto y servicios. Se parece más a un coordinador transversal que a un jefe de área: está a cargo de que todo funcione sin ser jefe directo de todos los que participan.
Se puede tercerizar la ejecución de los servicios y, en un contrato de facility management integrado, también parte de la gestión. La responsabilidad no se traspasa: la función tercerizada sigue siendo del mandante, que conserva las decisiones estratégicas.
Los espacios comunes, los accesos y estacionamientos, los contratos con los prestadores y los servicios de aseo, seguridad y mantención. Lo que viven a diario quienes visitan el centro comercial y las empresas que ocupan sus locales depende en gran parte de ese trabajo.
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